Online sastanci mogu biti podjednako efikasni kao i oni koji se održavaju uživo ukoliko učesnici ispoštuju određene smernice.
Poslovni sastanci sastavni su deo radnog dana većine zaposlenih ljudi, a posebno onih koji su na pozicijama koje zahtevaju donošenje odluka. Kako Harward Business Review navodi, osobe na višim menadžerskim pozicijama provode čak 65% svog radnog vremena na sastancima.
Veliki broj kompanija omogućava svojim zaposlenima da rade van kancelarija, a nemali broj posluje i na različitim lokacijama u svetu. Takođe, zbog pandemije virusa korona, jasno je da postoji velika potreba i neophodnost da poslovni sastanci pređu iz ,,analognog’’ u ,,digitalni’’ oblik. Napredak tehnologije omogućio nam je taj prelazak, ali uprkos tome efikasno održavanje online sastanaka i dalje predstavlja izazov.
Zato smo vam mi pripremili 6 saveta kako da održite uspešan online sastanak!
1. Pripremite sistem unapred
Svi učesnici online sastanka trebalo bi bar 20 minuta pre samog sastanka da restartuju svoje kompjutere, provere kameru i mikrofon, kao i to da li platforma na kojoj će se sastanak održati funkcioniše i podržava planirani broj učesnika.
Neke od korisnih aplikacija koje služe za održavanje ovog tipa sastanka su:
- Skype for Business – koristan alat za sastanke jedan na jedan.
- Microsoft Teams – podržava do čak 10.000 učesnika u jednom online sastanku bez obzira na to gde se oni nalaze.
- Zoom – pored toga što omogućava učestvovanje do 500 ljudi, daje i mogućnost deljenja ekrana i snimanja razgovora.
2. Pripremite prostor
Ukoliko učesnici sastanka rade od kuće, važno je da se unapred pripreme za sastanak, tako što će pronaći određeni kutak u kući u kome neće biti ometanja i tako što će svesti buku na minimum.
Međutim, da li je moguće u potpunosti isključiti ometanja? Podsetimo se situacije profesora Roberta Kelija i javljanja za BBC. 😊
Veoma nam je važno da vam istaknemo, pogotovo imajući u vidu situaciju da su sada vrtići i škole zatvoreni i da su deca sa vama kod kuće – Ako vam se ovo ipak desi, molimo vas da se ne osećate neprijatno i zaista nema potrebe da se izvinjavate!
3. Imajte konkretan i jasno iskomuniciran cilj sastanka
Sastanak bez jasne namere često dovodi do konfuzije i kao rezultat ima samo gubitak dragocenog vremena.
Kako biste izbegli to, bilo bi dobro da pre samog sastanka napravite plan sa svim ključnim tačkama koje je neophodno preći tokom sastanka i podelite ga sa svim učesnicima najmanje 24 sata pre samog sastanka, ukoliko je to moguće.
Preporuka za sadržaj plana je sledeća:
- ključne stavke o kojima se govori,
- struktura sastanka (npr. dužina trajanja diskusije za svaku stavku na listi),
- lista učesnika sastanka sa zaduženjima,
- spisak ključnih dokumenata, audio/video fajlova, prezentacija i slično.
4. Odredite moderatora sastanka
Ukoliko ne odredite osobu koja će biti zadužena da vodi sastanak, velika je verovatnoća da skrenete sa puta.
Modertor ima zadatak da kontroliše dešavanja tokom sastanka, daje reč učesnicima, prati plan sastanka i trudi se da se svi drže istog.
Ovo je važno za svaki sastanak, a od posebnog značaja kada su u pitanju online sastanci.
5. Unapred odredite pravila ponašanja učesnika tokom sastanka
Šta treba da radite tokom online sastanka:
• Budite ljubazni prema ostalim učesnicima
• Govorite razgovetno i glasno
• Svedite pokrete tela na minimum
• Održavajte kontakt očima gledanjem direktno u kameru
• Obucite se prikladno
• Ugasite mikrofon kada ne govorite kako bi svi učesnici jasno čuli onoga ko govori
Šta ne treba da radite tokom online sastanka:
• Da vičete
• Da prekidate druge dok govore/pričate paralelno sa nekim
• Da prekrivate mikrofon
• Da nosite ,,bučan’’ nakit
• Da proveravate mejlove, surfujete internetom ili se dopisujete na drugim aplikacijama
6. Podelite beleške sa sastanka
Nakon završetka sastanka, napravite sažetak svega o čemu se govorilo na sastanku i podelite ga sa kolegama.
U ovome vam posebno može biti od koristi plan koji je pomenut u tački 3, jer ga možete samo dopuniti komentarima i zaduženjima učesnika za svaku navedenu stavku. Takođe, plan može biti koristan i da izmerite efikasnost sastanka, što takođe možete podeliti sa kolegama u cilju što efikasnijeg vođenja ovakvih sastanaka u budućnosti.
Vođenje online sastanaka može biti izazovno u početku, ali ukoliko se unapred detaljno pripremite i osigurate da su vam sastanci struktuirani, jasno vođeni i dobro iskomunicirani, počećete vrlo brzo da primećujete sve prednosti ovakvog načina komuniciranja sa kolegama i da u njima uživate!
Ivana Vidović
Mladi lider VIII generacije
Sektor za korporativne komunikacije
