Virus COVID 19 je neverovatnom brzinom poremetio i potpuno reorganizovao način rada. U toku samo jedne nedelje kompanije širom sveta poslale su milione radnika na rad od kuće. Bez upozorenja, a u većini slučajeva i bez bilo kakve prethodne pripreme, menadžeri su postavljeni na poziciju onih koji rukovode virtualnim timovima. Većina prvi put u karijeri.
Tokom perioda izolacije pravi je izazov upravljati i samim sobom, bez ikakve ljudske interakcije i strukture uobičajenog radnog dana. A sada na sve to treba dodati i zadatak upravljanja timom, što je posebno teško i izazovno onima koji se sa takvom situacijom susreću prvi put.
Ono što dodatno pogoršava situaciju jesu neprekidan osećaj pritiska i tenzije, povećana neizvesnost, ali i sveukupni utisak dislokacije. Ovakvi uslovi zakomplikovali su svaki aspekt menadžerskog posla. Ono što je najpre potrebno uraditi jeste promeniti očekivanja u vezi sa načinom izvršenja zadataka i prilagoditi stil rukovođenja novonastaloj situaciji.
U cilju pružanja pomoći menadžerima koji se prvi put susreću sa ovakvom situacijom, ali i onim iskusnim menadžerima kojima je samo potrebno dodatno usmerenje u ovakvim vremenima, dajemo nekoliko preporuka za uspešno vođenje tima tokom izolacije:
1. Prilagodite očekivanja
Većina timova je navikla na druženje, sinhroni rad i standardizaciju. Oni rade zajedno, u istoj kancelariji, pod istim uslovima i sa istim radnim rasporedima. U uslovima izolacije menadžeri najpre moraju da pomognu svojim timovima da se prilagode nesinhronom radu i individualizaciji. Vrlo je važno da promenite očekivanja u pogledu toga kako se radni zadaci izvršavaju, u koje vreme i na koji način se završavaju, dopuštajući članovima tima da svoje obaveze ispune na svoj način. Ovo znači da je potrebno da fokus prebacite na rezultate, ali i da dopustite veću fleksibilnost.
2. Komunicirajte redovno
Istraživanja su pokazala da periodična kratka komunikacija doprinosi podizanju i održavanju morala i angažovanja zaposlenih. Savetuje se korišćenje različitih platformi kako biste ostali u redovnom kontaktu sa članovima tima. Ne treba da pustite da prođe više od pola dana bez kontakta sa zaposlenima. Nije loše jednom dnevno organizovati video onlajn sastanak tima, a svaki dan postavite drugog člana tima da isti vodi. Potrebno je jasno iskomunicirati članovima tima da svako mora biti prisutan na sastanku, kao i da je važno da sve distrakcije budu svedene na minimum.
3. Podržite kontinuirano učenje, ali skratite vreme koje mu je posvećeno
Učenje ne treba da se prekine u novim okolnostima, ali možda je bolje da to bude u vidu nekih kraćih lekcija na određene, uske teme, ne duže od 5 do 10 minuta. Ove lekcije mogu pokrivati neke korisne alate, ponašanje ili novu veštinu. Smenjujte držanje ovih lekcija u okviru tima i dopustite članovima da sami izaberu temu na kojoj žele da rade. Možete svaki put tražiti od drugog člana tima da u kratkim crtama obnovi lekciju i povede kratku diskusiju o primeni, značaju i implikacijama onoga što su svi naučili.
4. Za dodatnu podršku podelite tim u parove
Bavljenje svakim zaposlenim ponaosob brzo bi dovelo do iscrpljivanja svakog menadžera. Odličan način na koji to možete da izbegnete je da timove podelite u parove u kojima je svaka osoba svom partneru dodatna podrška u novim okolnostima. Kolege koje su u paru imaju zadatak da svakog dana proveravaju svog partnera, njegovo angažovanje i blagostanje.
5. Ton i glas kao zamena za povratnu informaciju licem u lice
Mnogo je teže čitati emocionalne nagoveštaje od ljudi sa kojima niste u istoj prostoriji. Umesto oslanjanja na neverbalne aspekte komunikacije i govor tela, sada je potrebno da se oslonite na njihove zamene – tekstualnu, glasovnu i neredovnu video komunikaciju. Ono na šta treba obratiti posebnu pažnju je sledeće: obrasci u tonu pisane komunikacije; intonacija i brzina, jačin i visina glasa u glasovnoj komunikaciji; i svi fizički gestovi u video komunikaciji. Kada menadžer poznaje svoje zaposlene dobro, primećivanje promena u ovim obrascima će mu pomoći da rano identifikuje potrebu za eventualnom dodatnom podrškom kod određenih zaposlenih.
6. Oterajte strah i negujte optimizam u timu
Optimizam je zarazan. Oni lideri koji demonstriraju nadu i veru u budućnost mogu na bolji način da pomognu članovima svog tima da pronađu smisao i svrhu u svom poslu, posebno u stresnim okolnostima. Humor je takođe odličan ventil za opuštanje. Sa druge strane, strah koči inicijativu i kreativnost. Ograničenja ponekad mogu da budu upravo ono što će rasplamsati inovativnost, zato je dobro da podstaknete članove tima da iskoriste izolaciju kao odličnu priliku za rađanje novih ideja.
7. Ažurirajte informacije čak i onda kada nema novih
Neizvesnost dovodi do anksioznosti. Što više komunicirate i delite informacije sa svojim zaposlenima, manja je šansa da će doći do stvaranja informacionog vakuuma u vašem timu. Redovno komunicirajte čak i onda kada nemate nikakve novosti. Održavanje transparentnosti u krizi u kombinaciji sa čestom komunikacijom predstavlja najbolji izraz poverenja, empatije i istinske brige za vaš tim.
8. Neprestano merite nivoe stresa i angažovanja
Jasno svojim zaposlenima stavite do znanja da je njihovo blagostanje vaša glavna briga. Odvojite vreme da pratite njihovo angažovanje periodično postavljajući dva pitanja svakom zaposlenom. Prvo pitanje je da na skali od 1 do 10 ocene nivo stresa koji trenutno osećaju, a drugo je da istom skalom ocene svoj nivo angažovanja. Ponekad možemo steći pogrešan utisak o nekome, pa je dobro dobiti kvantitativne odgovore.
Ljudi su veoma druželjubiva bića i zato je u periodu izolacije od ključnog značaja psihološka sigurnost u kojoj se članovi tima osećaju uključeno, slobodnim da uče, doprinose i da izađu iz statusa kvo bez straha da će se osramotiti, biti marginalizovani ili kažnjeni na bilo koji način. Kada se stvore i održavaju ovakvi uslovi, zaposlenima se omogućava da nastave da rade i doprinose, a ono što je najvažnije od svega u ovakvim okolnostima je da znaju da im se priznaje čovečnost.
Prevod teksta sa HBR.
Originalni tekst možete pronaći ovde.
