Koliko puta vam se desilo da ste na sastanku, a da vam kroz misli prolazi spisak stvari koje treba da uradite u toku dana, pitate se zašto ste uopšte tu, il se sastanak toliko odužio da ne vidite kraj ili poentu?
Sastanci koji traju u nedogled su ne samo neproduktivni, već umaraju, gube fokus i troše vreme (i novac) svih.
Bez obzira da li radite u porodičnoj kompaniji ili korporaciji, struktuirani sastanci sa jasnom agendom će vam uštedeti vreme, a time što će 1) vreme biti ograničeno i 2) osobe, pozvane na sastanak, zaista potrebne osiguraćete dobar odziv i brzo rešavanje otvorenih tema.
Nekoliko saveta kako da osigurate produktivnije sastanke:
Napravite agendu i pošaljite je unapred – postojanje same agende ukoliko je ne podelite sa kolegama nema svrhu. Agenda u kojoj su prikazane pojedinačne teme, vreme za svaku i cilj sastanka, će pomoći svim učesnicima da se bolje pripreme, budu koncizni i bolje organizuju svoje vreme.
Pošaljite poziv za sastanak – uz sve tehnološke pogodnosti koje imamo, zašto ih ne biste koristili tako da vam olakšaju vreme zakazivanja sastanka, kao i da pratite ko je zaista potvrdio prisutvo.
Počnite i završite sastanak pozitivno – koja god da je tema i šta god da je cilj, ukoliko početak i kraj sastanka bude pozitivan, energija tima će biti jača i posao će se završiti kvalitetnije i efikasnije.
Pišite zaključke sa sastanka – Takozvani minutes of the meetings vam pomaže na nekoliko načina: omogućuje praćenje agende, podstiče prisutne da komentarišu samo relevantne stvari i jasno prikazuje dogovorene naredne korake i rokove. Osim toga, svi imaju uvid u argumente i zaključke sa sastanka, što je posebno korisno ukoliko neko od članova nije mogao da prisustvuje sastanku.
Nova tema – novi sastanak – Ukoliko tokom sastanka shvatite da ste započeli novu temu koja jeste važna ali ne za sastanak na kom ste, zapišite je i dogovorite termin novog sastanka, u ne nužno istom sastavu.
Trikovi za bolji fokus tokom trajanja sastanka:
Organizujte sastanke stojeći /stand up meetings/ – istraživanja kažu da pozicija sedenja tokom sastanka povećava našu internu želju da pokažemo funkciju ili autoritet. Stojeći sastanci nas izbacuju iz zone komfora, podižu energiju i fokusiraju se na brzo završavanje sastanka.
Ograničite vreme – sa razlogom TedEx talk traje 18 minuta. Iskoristite maksimum fokusa uz samo najbitnije argumente o temi sastanka. Kažu da onaj ko zna tematiku može da objasni kompleksne stvari u par minuta, a onaj ko ne zna će potrošiti sate na elementarna objašnjenja.
Bez laptopa – neka fokus svih bude isključivo na razgovoru
P.S. Na kraju, ne zaboravite da sastanke da iskoristite da motivišete, inspirišete i konstantno radite na jačanju timskog duha i pozitivnog stava!
Jer u doba kada se privatni životi preklapaju sa poslovnim i kada ne možemo, niti treba da govorimo o jasno definisanom radnom vremenu, neka stav i energija koju imate tokom trajanja sastanka reflektuju energiju koju želite da dobijete od svih članova tima. Sastanak napolju, uz doručak? Što da ne!
Ako vam se tekst dopao, prijavite se da vam novi postovi stižu u inbox i podelite ga da pročitaju i drugi 🙂
“Go the extra mile, it’s never crowded.”
Ivana Ivanović,
Marketing i PR menadžer junior
